ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ          ประสิทธิภาพ (Efficiency)         1) ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากขึ้น โดยใช้กระบวนการประมวลผลข้อมูลซึ่งจะทำให้สามารถเก็บรวบรวม ประมวลผลและปรับปรุง้อมูลให้ทันสมัยได้อย่างรวดเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ที่ใช้ประจำบ้านมีขีดความสามารถในการทำงานถึง 450 ล้านคำต่อนาที (million instructions per second) (Haag et al.,2000:19)                 2) ระบบสารสนเทศช่วยในการจัดเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือมีปริมาณมากและช่วยทำให้การเข้าถึงข้อมูล (access) เหล่านั้นมีความรวดเร็วด้วย                3) ช่วยทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้เครือข่ายทางคอมพิวเตอร์ทำให้มีการติดต่อได้ทั่วโลกภายในเวลาที่รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยกัน (machine to machine) หรือคนกับคน (human to human) หรือคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (human to machine) และการติดต่อสื่อสารดังกล่าวจะทำให้ข้อมูลที่เป็นทั้งข้อความ เสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหวสามารถส่งได้ทันที                  4) ช่วยลดต้นทุน การที่ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลซึ่งมีปริมาณมากมีความสลับซับซ้อนให้ดำเนินการได้โดยเร็ว หรือการช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดการประหยัดต้นทุนการดำเนินการอย่างมาก          5) ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ เป็นไปได้ด้วยดีโดยเฉพาะหาระบบสารสนเทศนั้นออกแบบเพื่อเอื้ออำนวยให้หน่วยงานทั้งภายในและภายนอกที่อยู่ในระบบของซัพพลายทั้งหมด จะทำให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และทำให้การประสานงาน หรือการทำความเข้าใจเป็นไปได้ด้วยดียิ่งขึ้น (Turban et al.,2001)         ประสิทธิผล (Effectiveness)         1) ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ออกแบบสำหรับผู้บริหาร เช่น ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision support systems) หรือระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive support systems) จะเอื้ออำนวยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้น อันจะส่งผลให้การดำเนินงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ไว้ได้          2) ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสมระบบสารสนเทศจะช่วยทำให้องค์การทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ราคมในตลาดรูปแบบของสินค้า/บริการที่มีอยู่ หรือช่วยทำให้หน่วยงานสามารถเลือกผลิตสินค้า/บริการที่มีความเหมาะสมกับความเชี่ยวชาญ หรือทรัพยากรที่มีอยู่          3) ระบบสารสนเทศช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้า / บริการให้ดีขึ้นระบบสารสนเทศทำให้การติดต่อระหว่างหน่วยงานและลูกค้า สามารถทำได้โดยถูกต้องและรวดเร็วขึ้น ดังนั้นจึงช่วยให้หน่วยงานสามารถปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้นด้วย          4) ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)ปัจจุบัน ระบบสารสนเทศได้มีการนำมาให้ตลอดทั้งระบบซัพพลายเชน (Supply Chain) เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน          5 ) คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life) ระบบสารสนเทศจะต้องได้รับการออกแบบออกมาเพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างความต้องการของมนุษย์และประสิทธิภาพของเทคโนโลยีด้วย

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ประเภทของระบบสารสนเทศ

            มีงานหลายงานทางธุรกิจที่ต้องการให้เกิดการทำงานที่เป็นอัตโนมัติระบบสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นมากขึ้น  ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้เพื่อช่วยในการทำงานนั้นมีหลายระบบ บางระบบอาจออกแบบมาเพื่อช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้รวดเร็ว  บางระบบอาจถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในวิเคราะห์และตัดสินใจ  ระบบสารสนเทศเหล่านี้สามารถทำงานได้เสร็จภายในระับบย่อยเพียงระบบเดียว หรือสามารถทำงานร่วมกันในหลาย ๆ ระบบสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่    ระบบสารสนเทศสามารถแยกตามหน้าที่ที่แตกต่างกันได้ดังนี้ 

            

1. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS )

            เป็นงานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ หรืองานทั่วไป ที่สามารถพบได้ในองค์กรทุกประเภท เช่น การส่งจดหมาย การพิมพฺ์เอกสารายงาน หรือ การจัดตารางเวลาซึ่งงานลักษณะนี้ ทำโดยระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ  ผู้ใช้สารสนเทศประเภทนี้สามารถนำโปรแกรมประยุกต์ เข้ามาช่วยงานแบบประจำได้ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing ) สมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (Spreadsheet ) และโปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร และเพื่อรองรับการขยายระบบใหญ่มากขึ้น ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถสร้างได้ด้วยโปรแกรมประยุกต์ (Application Software ) ที่มีขายตามร้านขายซอฟต์แวร์ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้มักถูกใช้งานโดยบุคคลทุกระดับในองค์กร
 

 2. ระบบประมวลผลรายการประจำวัน (Transaction Processing System  หรือ TPS)

            บางครั้งเรียกว่าระบบประมวลผลข้อมูล ( Data Processing System )เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมุลพื้นฐาน โดยเน้นที่การประมวลผลรายการประจำวันและการเก็บรักษาข้อมูล การทำงานมัักเกิดขึ้นในหน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่ง เท่านั้น เช่น ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี โดยแต่ละฝ่ายจะมีการประมวลผลที่แยกจากกัน ข้อมูลจะถูกป้อนและจัดเก็บอยู่ในระบบ และข้อมูลเหล่านั้นจะถูกแก้ไขระหว่างการประมวลผลรายการประจำวัน จากนั้นผลลัพธืจะถูกแสดงตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น ใบสั่งซื้อ สั่งจอง 
 

  3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (Management Information System หรือ MIS )

            เป็นระบบซึ่งรวบรวมข้อมูลและสาารสนเทศทั้งหมดในองค์กร และภายนอกองค์กรอย่างมีหลักเกณฑ์  จุดประสงค์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเน้นให้ผู้บริหารมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน   รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย ขอบเขตของรายการที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศ และวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานตามสภาวการณ์ หรือสภาวการณ์ที่ผิดปกติ ตัวอย่างรายงานที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เช่น การวิเคราะหืการขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน  งบประมาณประจำปี เป็นต้น 

4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System หรือ DSS)

เป็นระบสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเพื่ิอให้ผู้ทำการตัดสินใจใช้ประกอบการตัดสินใจ ดังนั้นจึงเป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียกใช้งานและการโต้ตอบทั้งนี้เพราะผู้บริหาร ระดับกลางขึ้นไปคุ้นเคยและจำเป็นต้องใช้การตัดสินใจบนประสบการณืต่อสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งที่ควบคุมได้ และทีไม่่สามารถควบคุมได้ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจึงเป็นระบบที่มีการผสมผสานสารสนเทศที่มีอยู่หรือเรียกใช้จากระบบสารสนเทสอื่น ๆ นำมาเปรียบเทียบ คำนวณ วิเคราะห์ คาดการณ์ โดยนำเสนอในรูปของกราฟิก แผนงานหรือแม้แต่ระบบปัญญาประดิษฐ์  เพื่อให้เกิดความสะดวกในการใช้สารสนเทศ สำหรับผู้ทำการตัดสินใจ นอกเหนือไปจากกงานหรือสถานการณ์ภายในที่ควบคุมได้ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ จะได้รับการออกกแบบเพื่อให้สนับสนุนการตัดสินใจหลาย ๆ ด้าน พร้อมกัน    ดังนั้นสารสนเทศที่เกี่ยวข้องภายในองค์กรจึงได้รับการจัดระบบใหม่เพื่อให้สามารถแสดงความเกี่ยวข้องอย่างชัดเจน สามารถเรียกใช้ได้ทันที             ส่วนประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ            1. การจัดการข้อมูล  (Data Management )เป็นฐานข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับ สถานการณ์ต่าง ๆ และถูกจัดการโดยซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า ระบบจัดการ ฐานข้อมูล (Database Management System หรือ DBMS  )           2. การจัดการตัวแบบ (Model Management ) เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่รวมการทำงานหลาย ๆ อย่าง เช่น การทำงานด้านการเงิน สถิติ หรือตัวแบบเชิงปริมาณอื่น ๆ ที่มีความสามารถในการวิเคราะหืข้อมูล และมีซอฟต์ที่ช่วยในการจัดการที่เหมาะสมที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานตัวแบบ  (Model Base anagement System หรือ MBMS )          3. การจัดการความรู้ (Knowledge Management ) เป็นส่วนที่ทำหน้าที่สนับสนุนส่วนอื่น ๆ หรือเป็นส่วนประกอบแบบอิสระไม่ขึ้นกับองค์ประกอบอื่น ๆ ช่วยให้ข้อมูลหรือความร้แก่ผู้ทำการตัดสินใจ           4. การติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface ) ผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสารและสั่งงานระบบสนับสนุนการตัดสินใจโดยผ่านส่วนนี้

           5. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Informaion Systyem  หรือ EIS )

                 เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนสารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ โดยใช้หลักการและวิธีการเดียวกกับระบบสนับสนุนการตัดสินใจ แต่พัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับงานในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีระบบการตัดสินใจที่ซับซ้อนต้องการความแม่นยำและรวดเร็วในการตัดสินใจจากสภาวะหรือผลกระทบภายนนอกองค์กร ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงจะใช้ข้อมูลจาก 3 แหล่งคือ                      

                    1. ข้อมูลภายในองค์กร ได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่าย หรือแผนการเงิน
                    2. ข้อมูลภายนอกองค์กร ได้แก่ สำนักข่าว ตลาดหุ้น
                    3. ข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลรายการประจำวัน

          แล้วนำมาเปรียบเทียบ คำนวณ วิเคราะห์ คาดการณ์ และยังสามารถแสดงแนวโน้มหรือคาดคะเนเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึันในอนาต

                 คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง  

               - สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning Support ) ผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่ มักจะให้ความสำคัญต่อการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กร  ดังนั้นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงควรมีความรู้เรื่องกลยุทธ์ธุรกิจ และปัจจัยในการวางแผนกลยุทธ์ เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดกลยุทธ์ที่สมบูรณ์
               - เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอก (External Environment Focus)ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงจะถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงกับ
แหล่งข้อมูลที่มาจากภายนอกองค์กรเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีความจำเป็นและสำคัญในการตัดสินใจ
               - มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง ( Broad -based Computing Capabilities ) การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่ จะมองภาพรวมของระบบ กว้าง ๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียดดังนั้นการคำนวณที่ผูั้บริหารระัดับสูงต้องการจึงเป็น ลักษณะที่ง่าย ชัดเจนเป็นรูปธรรม ไม่ซับซ้อนมาก
               - ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of learning and use ) ผู้บริหารระดับสูงอาจเป็นบุคคลที่ไม่มีความชำนาญด้านคอมพิวเตอร์ ดังนั้นระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงจึงควรที่จะเลือกรูปแบบการแสดงผล หรือการโต้ตอบกับผู้ใช้งานที่ง่ายและรวดเร็ว
               - เป็นระบบเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Costomization ) ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงที่ดีนั้นควรเป็นระบบเฉพาะผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมุลได้ง่าย
 

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Excpert System หรือ ES )

มีลักษณะคล้ายระบบสารสนเทศประเภทอื่น ๆ คือ เป็นระบบคอมพิวเตอร์ ที่ช่วยผู้บริหารแก้ปัญหา หรือสนับสนุนการตัดสินใจ แต่จะแตกต่างจากระบบสารสนเทศประเภทอื่นตรงที่ ใช้หลักการทำงานด้วยปัญญาประดิษฐ์(Artificial Intelligence ) ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ มากกว่าการจัดการสารสนเทศ  ระบบผู้เชียวชาญเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเลียนแบบขั้นตอนและวิธีการในการคิด วิเคราะห์  เพื่อแก้ไขปัญหาโดยผู้เชี่ยวชาญในสาขาใด ๆ ระบบผู้เชี่ยวชาญสามารถนำไปใช้ในขั้นตอนการให้คำปรึกษา หรือสนับสนุนการแก้ไขปัญหาที่ยากและซับซ้่อน ณ สถานการณ์ใด ๆได้    ระบบผู้เชียวฃาญจะเลือกเฉพาะสาขาหรือ เฉพาะด้านที่ขาดแคลนผู้เชี่ยวชาญ               การสร้างระบบผู้เชี่ยวชาญต้องการข้อมูลจำนวนมากจากผูั้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนั้น ๆ เพื่อเก็บข้อมูลอย่างละเอียดลงในฐานข้อมูล ที่เรียกว่าฐานความรู้ จากนั้นกลไกการวินิจฉัย ซึ่งเปรียบได้กับสมองของระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในฐานความรู้ และเลือกข้อมูลที่เหมาะสมที่สุดด้วยวิธีการในการคิดหาคำตอบ อย่างมีเหตุผลและเป็นขั้นเป็นตอน พร้อมกับต้องมีส่วนของการติดต่อกับผู้ใชที่มีความสะดวก เพื่อให้เกิดความพึงพอใจ และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ    

                   มี 5 องค์ประกอบ  ได้แก่  ฮาร์ดแวร์   ซอฟต์แวร์   ข้อมูล บุคลากร  และขั้นตอนการปฏิบัติงาน

        ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง

        ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน

        ข้อมูล เป็นส่วนที่จะนำไปจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์

        บุคลากรเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานคอมพิวเตอร์

        ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งที่จะต้องเข้าใจเพื่อให้ทำงานได้ถูกต้องเป็นระบบ 

1. ฮาร์ดแวร์

      ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น  3 หน่วย คือ

        หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
        หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
        หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์

การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เมื่อเปรียบเทียบกับมนุษย์ จะพบว่าคล้ายกัน กล่าวคือ เมื่อมนุษย์ได้รับข้อมูลจากประสาทสัมผัส ก็จะส่งให้สมองในการคิด แล้วสั่งให้มีการโต้ตอบ 

2 . ซอฟต์แวร์

       ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้      ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น

 ซอฟต์แวร์ คือ  ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น

1.  ซอฟต์แวร์ระบบ  คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ  เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์

2.  ซอฟต์แวร์ประยุกต์  คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น     ซอฟต์แวร์กราฟิก     ซอฟต์แวร์ประมวลคำ    ซอฟต์แวร์ตารางทำงานซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล  

3. ข้อมูล

     ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ 

4. บุคลากร

          บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

          ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน